Kaufmännische Leitung (m/w/d)

Die Sedlacek Ingenieure AG aus Heilbronn steht für höchste technische Präzision und ein Arbeitsumfeld, in dem der Mensch im Mittelpunkt steht. Als Ingenieurbüro für die Planung und Realisierung anspruchsvoller Technischer Gebäudeausrüstung (TGA) bündeln wir tiefe Fachkompetenz mit einem ganzheitlichen, interdisziplinären Planungsansatz.

Gemeinsam mit unseren Kunden begleiten wir anspruchsvolle Projekte über alle Leistungsphasen hinweg – von der ersten visionären Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung. 

Die Sedlacek AG ist ein Gruppenunternehmen der encoviva GmbH, einem starken Netzwerk mit über 450 Mitarbeitenden an mehr als 20 Standorten in Deutschland, Österreich und Rumänien. Damit verbinden wir die kurzen Entscheidungswege und persönliche Atmosphäre eines mittelständischen Ingenieurbüros mit den Möglichkeiten und der Sicherheit einer leistungsfähigen Unternehmensgruppe. 

• Kaufmännische Steuerung des Unternehmens in enger Zusammenarbeit mit dem Vorstand 
• Verantwortung für den gesamten Abrechnungsprozess unserer Planungsprojekte – von Abschlags- und Teilrechnungen bis zur Schlussrechnung 
• Regelmäßige Abfrage und Bewertung der Leistungsstände unserer Projekte gemeinsam mit den verantwortlichen Projektleitern 
• Abstimmung abrechenbarer Leistungsstände und kaufmännischer Sachverhalte mit unseren Auftraggebern 
• Überwachung von Zahlungseingängen, offenen Forderungen und Mahnwesen 
• Laufende Liquiditätsplanung und -steuerung sowie Überwachung der relevanten Konten und Zahlungsströme 
• Erstellung des regelmäßigen Management-Reportings für Vorstand und encoviva, insbesondere zu Auftragseingang und Auftragsbestand, Leistungs- und Abrechnungsständen, Forderungen und Liquidität 
• Prüfung und Bearbeitung des Rechnungseingangs sowie Kontrolle interner Abrechnungen und Ausgaben, beispielsweise Kreditkarten- und Reisekostenabrechnungen 
• Kaufmännische Anlage neuer Projekte sowie Organisation und Mitwirkung bei Projekt-Kick-offs 
• Mitwirkung bei der Erstellung und kaufmännischen Prüfung von Angeboten und Verträgen 
• Unterstützung des Vorstands bei Vertrieb und Angebotsverfolgung 
• Identifikation von Leistungsabweichungen sowie kaufmännische Begleitung von Nachträgen und zusätzlichen Leistungen 
• Betreuung der operativen HR-Themen, insbesondere Onboarding, Vorbereitung der Entgeltabrechnung sowie Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung 
• Zentrale Schnittstelle zu Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und encoviva 
• Verantwortung für den betrieblichen Einkauf und die Beschaffung, insbesondere IT, Fahrzeuge, Dienstleistungen und sonstige betriebliche Ausstattung 
• Überwachung und Steuerung laufender Dienstleistungs-, Wartungs- und Rahmenverträge 
• Weiterentwicklung und Standardisierung unserer kaufmännischen Prozesse und Abläufe 

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, wirtschaftswissenschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation 
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer verantwortlichen kaufmännischen Funktion, idealerweise in einem Ingenieur- oder Planungsbüro, Architekturbüro, Bauunternehmen oder einem vergleichbaren projektorientierten Umfeld 
• Erfahrung mit Projektcontrolling, Projektabrechnung, Liquiditätssteuerung und kaufmännischem Reporting 
• Gutes Verständnis für die wirtschaftlichen Zusammenhänge langlaufender Planungs- und Projektverträge 
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel; Erfahrung mit ERP- oder Branchensoftware für Planungsbüros ist von Vorteil 
• Ausgeprägte Zahlenaffinität sowie eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise 
• Fähigkeit, Leistungsstände und kaufmännische Themen sowohl mit unseren Projektleitern als auch mit Auftraggebern verbindlich und souverän abzustimmen 
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und Durchsetzungsvermögen 
• Kommunikationsstärke und Freude daran, als zentrale kaufmännische Schnittstelle innerhalb des Unternehmens zu agieren 
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift 

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit dem Vorstand 
• Hoher Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, kaufmännische Prozesse aktiv weiterzuentwickeln 
• Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Projekte namhafter Auftraggeber 
• Kurze Entscheidungswege und ein erfahrenes, eingespieltes Team 
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten 
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten 
• Die Vorteile eines mittelständischen Ingenieurbüros verbunden mit den Möglichkeiten der encoviva-Unternehmensgruppe 
• Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse 
• 30 Urlaubstage sowie attraktive Zusatzleistungen